三種方法讓你效率大增

我們不可能增加時間,但是可以減少浪費時間,只要我們稍許改變一下工作的方法,時間絕對夠用。

 

 

你的工作是否如你所希望的有條理、整齊、有效率?是否覺得時間老是和自己過不去?時間愈來愈少,工作卻是愈來愈多。 

 

 

想清楚要達成的結果 

 

這個原則聽起來似乎沒有什麼特別,但卻時常被忽略。在列出待辦事項的工作清單時,我們多半只想著把要做的工作寫下來,卻沒有退一步想,明天、下星期、或下個月要達成的目標是什麼。沒有想清楚目標,就覺得每件事情都是重要的、必須緊急完成。 

 

時間管理很重要的一個原則就是決定不做哪些事情。一旦你有了清楚目標,就知道哪些事情不該做。

 

與其列出該辦事項(to-do list),不如改成不該辦事項(not-to-do list)。

 

例如: 

 

1.早上10點之前不回任何電話。 

2. 晚上7點之後不工作。 

3. 除了A專案之外,不會分心處理其他不相關的事情。 

4. 收發電子郵件的時間不超過1個半小時。 

5. 在完成原本的工作目標之前,不會分心去做其他工作。 

 

其實一整天工作下來,讓我們分心或是被打斷的情況數也數不清,雖然知道自己該做什麼非常重要,但是清楚自己不該做什麼更重要。 

 

 

每天做一點更有效率 

 

如果必須完成一份報告或專案,你會每天按部就班逐步完成其中某個部份,還是集中在某個時段完成? 

 

正確的方法是,每天做一點比較有效率。

 

好比說,你要學習新的樂器或是語言,最有效的學習方法就是每星期固定上課與複習。原因在於,人的大腦需要時間消化與吸收資訊、創造連結、最後形成新的想法或觀點。 

 

不論是寫報告或是負責專案,如果把事情集中在很短時間內完成,一方面會讓自己感到極大的壓力,心裡會有強烈的抗拒感,不願意開始。另一方面,如果時間過於倉卒,反而很難有好的想法出現,甚至是完全沒有想法,結果只會讓自己愈來愈焦慮。 

 

切割工作、分階段完成是很重要的,但是也不需要把時間拉太長。想必你也有過這樣的經驗,如果太早開始,因為距離最後期限還有很長的時間,通常不是很用心在做。 

 

舉例來說,如果你必須在月底前完成一份重大分析報告,或許在第3個星期就要先擬定好整體的架構與內容大綱,第4個星期完成,而不是等到最後一星期才開始。 

 

特別是,如果你擔任的是專案負責人,如何擬定工作進度是非常重要的,你必須非常清楚專案的工作內容到底有哪些?要如何分類與切割,這樣才能做好細部的時間規劃,確實掌握進度。 

 

 

別不停把工作往身上攬 

 

擁有足夠時間才能把事情做好,但如果完全沒有任何時間限制,又會成為另一種災難。如果去問那些擅長創意思考的設計師或創作者,要有好的創意必須有明確的範圍與限制,天馬行空的胡思亂想一定不會有任何結果。 

 

因此,當你在排定每天的工作計劃時,不僅是列出工作項目,更要在旁邊註明預計花費的時間,提醒自己。因為假設沒有做到這點,往往會不自覺地花太多時間在某件事情上或是容易分心,反而耽誤其他的工作。如果你知道自己必須在1或2小時之內完成,就會比較專心。 

 

舉例來說,多數人進公司的第1件事就是收發電子郵件。原本你希望處理完所有信件之後再開始工作,但是同時又一直收到新郵件,最後眼看就快要到午餐時間了,電腦螢幕仍停留在電子郵件信箱的畫面。 

 

然而,如果預先設定每天早上先花1小時處理電子郵件,時間一到,就算有其他新的郵件進來,也必須立即關閉信箱,開始今天的工作。 

 

同樣地,每天工作時間有限,能處理的工作量當然也很有限,如果原本預計要完成5個工作項目。但是中途可能又臨時插入2件非常緊急而且重要的事情。這時你該做的不僅是在工作清單中額外加上這2件事情,同時一定要刪除2件工作。


出處:Cheers

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